2003 : Conception et réalisation d’un outil de gestion d’instruction médicale

Analyste Programmeur chez MFPServices

Remplacement du suivi médical via tableur par le développement d’une solution complète d’instruction médical de demande d’adhésion ou de prestation.

contexte

Le suivi des instructions par le secrétariat médical était jusqu’alors réalisé sur un tableur du fait du volume restreint et de la taille limité de l’équipe. Le surcroît d’activité lié à une commercialisation en augmentation justifie la mise en place d’un outil devant réduire les première difficultés rencontrés : donner plus de visibilité de manière régulière sur l’avancement des instructions pour limiter les sollicitations téléphoniques et piloter plus sensiblement l’activité.

L’outil

Réalisé entièrement sur MSAcces, l’outil permet :

  • La gestion des habilitations et la trace des interventions
  • La saisie en masse des entrants
  • L’assistance à l’instruction (graphe d’action, définition des garanties, délai d’antériorité,…)
  • L’édition contextuelle automatique sur demande ou en publipostage
  • La gestion du workflow par bannette
  • L’édition d’état pour pilotage
  • La génération de liste d’instructions en cours avec situation

Fin de mission

Conçu et développé en étroite collaboration avec le responsable de gestion et les secrétaires médicale, sans modifier les concepts existants, l’outil est pris en main presque instantanément. La diffusion hebdomadaire de liste de suivi contente les partenaires et le pilotage permet d’illustrer, auprès de ces derniers, les particularités de cette activité (délais d’expertises, délais de réponse de l’adhérent,…). Par la suite, au prix d’une adaptation dans les possibilités de consultation (secret médical) l’outil permettra de délester le secrétariat médical d’activité en amont (initialisation de la demande d’instruction) et en aval (restitution des décisions hors médical) par la prise en charge par les équipes de gestion. Initialement prévu pour 4 utilisateurs, l’outil ressentira ses premières faiblesses quelques années plus tard avec la multiplication des utilisateurs.

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